結論、はじめに
結論：業務効率が上がり、現場に感謝された日の帰り道の気持ちよさ
情シスをやっていると、日々のシステム・IT機器の管理業務、問い合わせ対応やらと「おもり業務」に辟易する事も多いかと思いますが、やはり情シス業務の核心は「情報技術を用いた業務効率向上」に尽きるかと思います。
こういった立派な言葉で表現してしまうと、システム化、AI、RPAとコストも時間もかかるし、技術的にも複雑なものを想像してしまいますが、いつも使っているエクセルとファイルサーバーでも十分に情報技術を用いているのです。
「エクセルやファイルサーバーなんて使いこなしているし、システム化だってされているよ。何年前の話しているの？？」
と言われるかもしれません。
システム化から取り残された数多くの業務
確かに管理部門や基幹業務のシステム化は進んでいるかもしれませんが、
ところで、
「現場部門の基幹システム以外の数多くの周辺業務は業務改善が進んでいますか？」
答えは「ノー！」が圧倒的に多いはずです。
なぜかというと
- 忙しくてそんなものを導入している暇がない
- システム化の範囲からこぼれてしまい、そのままエクセルで継続
- 現場のボスがITをよく理解せず、否定から入る
- 過去にシステム導入で失敗していて、2度とやりたくない
こうした理由からエクセルで迷宮を作ったり、紙を駆使して作業をしているのです。
現場のボスが否定から入る事も多いのですが、
管理部門の社員達は理知的ではあるものの、「オラオラ系」にはめっぽう弱い傾向もあるので、現場のボスが「オラオラ系」で真っ向から否定し、ギロリとやられてしまうと先に進めなくなってしまうものです。
どうすれば改善は進む？
こんな時に情シスは役に立たないといけないのですが、肝心の情シスはというと、
- 「おもり業務」に忙殺されている
- システム化に至らない業務は無視
- 後々の火種になるような業務も無視
こんな状況にしていると、いつまでたっても「役に立つ情シス」にはなれないので、重い腰をあげて現場に行きましょう。
そうは言っても、いきなり現場に行って
「何か困った事ありませんか～？」
と言っても、現場のボスから
「忙しいんだよ！お前の暇つぶしに付き合ってる暇は無いんだよ！」
と門前払いを喰らってしまいますので、問い合わせの時がチャンスだと思ってください。
現場のボスから問い合わせが来たら、先ずは可能な限り現場に出向きましょう。
そして、面と向かって話しましょう。（これが大事です！）
話が終わったら、普段から気になっている業務の話をしたり、「この基幹システムに入力している数字って、どうやって計算しているんですか？」と質問したりするのが良いでしょう。
現場のボスは話したいから問い合わせをしているので、こういったタイミングでは饒舌に喋ってくれます。
ここまでくれば、どんな情報技術を用いればいいかを話を聞きながら考えましょう。マイクロソフト オフィスの機能やファイルサーバーやインターネットにあるサービスを用いれば簡単に業務改善が出来る事が多いものです。
特にオフィスの機能、とりわけエクセルの機能については普段から勉強しておくと、
「おぉ！さすが情シス！やるね～！」
となることも多いのです。
最後に
こうした小さな業務改善を現場と一緒に積み重ね、小さな信頼を積み重ねていくと、情シスの立ち位置も社内で重要になっていき、大きな仕事に繋がっていくのです。
こうした「役立つ情シス」になる為には、日頃からの
- 利用部門（管理、現場問わず）とのコミュニケーション
- 社内のあらゆる業務の観察
- 新たな情報技術の収集とスキルアップ
となるのでしょう。
新たな情報技術に関しては、複数人でエクセルを利用したり、インターネットを介して簡単に情報共有を行える仕組みがoffice365で実装されていたり、細かい業務を改善できるサービスも数多くインターネットにはあるので、こうした技術について日頃から深掘りしておく事も必要ですね。
小さな業務改善ではあっても、現場から「ありがとう！これでラクになったよ！」と言われる事が情シスにとっては一番有難い言葉なのです。
こんな言葉をかけられた日の帰り道はきっと足取りも軽くなるはずです。
それでは現場から電話が鳴ったら、「役に立つ情シス」を早速やってみましょう。
